4.メーリングリストの使い方

メーリングリストは通常のメールアドレスと同じように、お使いのメールソフトやWebサイトのTO, CCやBCCに入力して使用します。

ご注意:メーリングリストには、送信メールにサイズ制限があります。一般クラスのメーリングリストでは、本文を含め約500KB以上になるとエラーとなります。

1のメーリングリストとその利点・注意点でも触れましたように、使い方を誤ると大量の(ほとんどの人にとっては)不要なメールが行きかうことになります。
特にメーリングリストを使って届いたメールを返信する場合は、メーリングリスト全体に返信する必要があるかどうかよく考えて、「返信/Reply」と「全員に返信/Reply All」を使い分け、必要ならばTOとCCを編集するようにしてください

クラス内のメーリングリストに関する特別な注意:
クラス全体のメーリングリストの動作は、クラス委員さんの使用を中心に設定してあり、通常のメールアドレスやほかのメーリングリストと若干異なる動作します。(具体的にはヘッダーのIn-reply-toがクラス委員のメーリングリストになっています。)

注意していただきたいこと:クラス委員さんでないAさんからメーリングリストを使って連絡があった場合(「当番を代わっていただけませんか?」など)には、返信する際にTo/Ccの部分をよく確認して、必要ならそのToの部分を編集しないと、Aさんに返事が届かない場合があります。

具体的に、クラス内のメーリングリストがどのようにクラス委員さんに最適化されているかを見てみます。
小学1年1組のクラス委員xyzさん(xyz@abc.com)がクラス内全体にメールを送った場合(一番普通の使われ方)
From: xyz@abc.com
To: sje1-1@sfjspa.org
となります。

このメールを受け取った保護者の方が

1. 返信/Replyで返信をすると
From: (その保護者のメールアドレス)
To: cisje1-1@sfjspa.org
となり、そのまま送信しますと、お二人のクラス委員に返信されます。(もともとのメールを送っていないもう一人のクラス委員さんにも届きます)。
なかなか便利です。

クラス全体のメーリングリストでよくある「出欠をご連絡ください」とか「都合のいい 日をご連絡ください」などの場合は、全保護者の方に返事を送る必要がないため、基本(返信の場合)はクラス委員さんのみへの返信となるように設定してあり ます。(そうしないと、クラスの全保護者の方のメールボックスに約20通の返事が来ることになります)

2. 同じ例で、メールを受け取った保護者の方があえて全員に返信/Reply Allで返信をすると
From: (その保護者のメールアドレス)
To:
cisje1-1@sfjspa.org, xyz@abc.com
Cc: sje1-1@sfjspa.org
となりそのまま送信しますと、お二人のクラス委員と差出人(この場合xyzさん)にはToで、クラス全体にはCcで返信されます。
(なお、各保護者が使うメールのソフトによっては異なる動作をする場合もあります)

メーリングリストを使って議論したいときなどは(あまり効率はよくないと思いますが)、あえて「全員に返信」を使っていただければいいかと思います。
また、上記のどちらの場合でもあくまで、返信や全員に返信を押したときに自動で設定されるTo/Ccの話ですので、返信者が手を使ってアドレスを追加したり変更したりすることはもちろん可能です。

さて、上記が「クラス委員さんの使用に最適化されている」部分ですが、逆に気をつけていただきたいのは「当番を代わってくれる方はいませんか?」などで、クラス委員さん以外が差出人となっている場合です。
Aさんがクラス全体に当番交代のお願いメールを出して、Bさんが「私が代わります」と返信ボタン(全員に返信でなく)を使って返信し、Toの欄に気付かずにそのまま送信した場合、その返信はクラス委員さんにのみ行ってしまい、Aさんには届きません
このような場合には差出人のAさんは「XXX@XXX(Aさんのアドレス)まで連絡ください」と明記し、返信する人は送信前にTo/Ccを再確認して必要ならば変更する必要があります。

少し複雑になりましたが、特にクラス委員さん以外からメーリングリストを使って連絡があった場合には、返信する際にTo/Ccの部分をよく確認して、必要なら編集するようお願いします。
Comments