よく聞かれる質問

FAQ for Parent Association System
 
 
 
【保護者会システムとは】
サンフランシスコ日本語補習校 には「補習校データベース」というシステムが存在しておりますが、主に学校が生徒の在籍情報や保護者の連絡先を管理するためのもので、一般の保護者の皆様には少々使いにくいものでした。そこで保護者の皆様の必要な情報だけを集め、また利用しやすいように2007年頃からシステムの開発を始め、現在も改良が続けられております。現在このシステムには、
  • クラスの名簿
  • 当番の割り当て、管理
  • メーリングリストの自動管理
  • 図書の貸し出し状況
  • イベントカレンダー
  • イベントのボランティア管理
  • 過去の委員履歴
など、一般の保護者様が利用できる機能と、保護者会役員が利用する機能を合わせたデータベースとなっています。システムについて改善のご要望がございましたら、保護者会システム担当者までご連絡ください。出来る限りお応えしていきたいと思います。
 
保護者会システムでは、個人情報として「生徒の名前」「学年クラス」「保護者1,2のお名前」「保護者1,2の電話番号」「保護者1,2の電子メールアドレス」のみを補習校データベースから取得しております。ご自宅の住所、緊急連絡先のご友人などは一切保存しておりません。
また、このシステム独自の情報として、過去の委員・役員の経験情報や委員への応募情報、図書の貸し出し情報、ボランティアへの応募情報などを保持しております。データの安全性には十分に配慮をしております。

【保護者会システムログイン】
Q: ログインしようとするとエラーで入れません。
A: 保護者会システムでは、補習校データベースと同じユーザ名(yamada001のようなかたち)、パスワードに加え、保護者の方のお名前をフルネームでTaro Yamadaの形で入力してください。
保護者名は「山田太郎」や「tyamada」の書式も使えます。

Q: 保護者会システムに入りたいのですが、補習校データベースのパスワードを忘れました(ユーザ名は覚えている)。
A: 補習校データベースの左側にある「パスワードを忘れた場合はここをクリック」を選びユーザ名を入力してください。登録されているメールアドレスに新しいパスワードが送られてきます。

Q: 保護者会システムに入りたいのですが、補習校データベースのユーザ名(とパスワード)を忘れました。

A: 補習校データベースの左側にある「質問/問い合わせはここをクリック」を選び、そこからお問い合わせください。

Q: 保護者会システムのログイン画面の保護者名には誰の名前を入れればいいんですか?
A: 通常はどちらで入っても構いません。ただし、保護者のどちらかがクラス委員で、クラス委員としての作業をする場合は、クラス委員の方のフルネームで入った上、ポップアップメニューからクラス委員を選択してください。
    クラス委員で無い方(ご主人など)の名前で入ったり、クラス委員の名前で入っても、一般保護者を選択した場合は、電話連絡網や当番表の参照はできますが、作成・変更はできません。

【メーリングリスト関係】
Q:保護者会関連のメールを保護者1と保護者2の両方で受信したい。(または保護者1だけ、保護者2だけに変更したい)
A:保護者会システムにログインして「オプション設定」をクリックしてください。
そのクラスの連絡網に表示される保護者(保護者1か保護者2か)を選択できます。
また、メーリングリストの受け取りを、上記の保護者のみか両方かを選択できます。
ただし、これは保護者会メールの設定です。補習校からのメールは補習校が管理しています。
Q:(クラス委員のみ)メーリングリストを使ったところ、保護者の方から、違うメールアドレスに送って欲しいといわれました。
A:電話連絡網の時と同じく、保護者の方に補習校データベース内のメールアドレスを変更するよう、指示ください。数時間以内には自動的にそのアドレスがメーリングリストで使用されます。

Q:メーリングリストってなんですか?
A:複数の人に同時にメールを送る特殊なメールアドレスとお考えください。

Q:どうやって使うんですか?
A: 通常のメールを送る場合と同じく、お使いのメールアカウント(gmail, hotmail, yahooなど)で、クラスのメーリングリストをTo/宛先(または、Cc)に入力してください。クラス全体に発信するメーリングリストは不正使用を防ぐ ためにメーリングリストに載っているアドレスからのみ発信が可能ですのでご注意ください。メーリングリストには、電話連絡網に表示されているアドレスが使用されています。

メーリングリストを使ったメールを受け取った際は返信にご注意ください。
    To: sje1-1@sfjspa.org
    From: (クラス委員さん)
でメールを受け取ったとします。「確認のために返信をください」などとあった場合に、全員に返信/Reply Allを使用すると、sje1-1@sfjspa.orgがCcに入ってしまい、結果としてクラス全員に返信が送られます。
クラス中の方が同じように全員に返信/Reply Allを使ったとすると、クラス全員の保護者の方が20通以上の「確認しました」メールを受け取ることになります。
ク ラス委員さんにのみ、返信が必要な場合は、単に返信/Replyを使用し、メーリングリストがToやCcにはいっていないことを確認してください。また、 クラス委員さんは、返信をお願いする際にはクラス委員さんにだけ返信すればいいのか、メーリングリストを含めてクラス全員に返信した方がいいのかを支持さ れた方が親切です。

Q:メーリングリストを使ってメールを送ったら件名に変な文字がついているけど?
A:メーリングリストにメールを送ると、件名にsfjspa-sje1-1:100のような連番を自動的に付け加えます。これは、メール配信になにか問題があった時や問い合わせの時に使用するものです
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