サンフランシスコ日本語補習校 には「補習校データベース」というシステムが存在しておりますが、主に学校が生徒の在籍情報や保護者の連絡先を管理するためのもので、一般の保護者の皆様には少々使いにくいものでした。そこで保護者の皆様の必要な情報だけを集め、また利用しやすいように２００７年頃からシステムの開発を始め、現在も改良が続けられております。現在このシステムには、

など、一般の保護者様が利用できる機能と、保護者会役員が利用する機能を合わせたデータベースとなっています。システムについて改善のご要望がございましたら、保護者会システム担当者までご連絡ください。出来る限りお応えしていきたいと思います。

 

保護者会システムでは、個人情報として「生徒の名前」「学年クラス」「保護者１，２のお名前」「保護者１，２の電話番号」「保護者１，２の電子メールアドレス」のみを補習校データベースから取得しております。ご自宅の住所、緊急連絡先のご友人などは一切保存しておりません。

また、このシステム独自の情報として、過去の委員・役員の経験情報や委員への応募情報、図書の貸し出し情報、ボランティアへの応募情報などを保持しております。データの安全性には十分に配慮をしております。

Ｑ：（クラス委員のみ）メーリングリストを使ったところ、保護者の方から、違うメールアドレスに送って欲しいといわれました。
Ａ：電話連絡網の時と同じく、保護者の方に補習校データベース内のメールアドレスを変更するよう、指示ください。数時間以内には自動的にそのアドレスがメーリングリストで使用されます。

Ｑ：メーリングリストってなんですか？
Ａ：複数の人に同時にメールを送る特殊なメールアドレスとお考えください。

Ｑ：どうやって使うんですか？
Ａ： 通常のメールを送る場合と同じく、お使いのメールアカウント（gmail, hotmail, yahooなど）で、クラスのメーリングリストをTo/宛先（または、Cc）に入力してください。クラス全体に発信するメーリングリストは不正使用を防ぐ ためにメーリングリストに載っているアドレスからのみ発信が可能ですのでご注意ください。メーリングリストには、電話連絡網に表示されているアドレスが使用されています。

メーリングリストを使ったメールを受け取った際は返信にご注意ください。
    To: sje1-1@sfjspa.org
    From: （クラス委員さん）
でメールを受け取ったとします。「確認のために返信をください」などとあった場合に、全員に返信/Reply Allを使用すると、sje1-1@sfjspa.orgがCcに入ってしまい、結果としてクラス全員に返信が送られます。
クラス中の方が同じように全員に返信/Reply Allを使ったとすると、クラス全員の保護者の方が２０通以上の「確認しました」メールを受け取ることになります。
ク ラス委員さんにのみ、返信が必要な場合は、単に返信/Replyを使用し、メーリングリストがToやCcにはいっていないことを確認してください。また、 クラス委員さんは、返信をお願いする際にはクラス委員さんにだけ返信すればいいのか、メーリングリストを含めてクラス全員に返信した方がいいのかを支持さ れた方が親切です。

Ｑ：メーリングリストを使ってメールを送ったら件名に変な文字がついているけど？
Ａ：メーリングリストにメールを送ると、件名にsfjspa-sje1-1:100のような連番を自動的に付け加えます。これは、メール配信になにか問題があった時や問い合わせの時に使用するものです