2021 年度 委員選出 "本音" FAQ

2021 年度の委員選出に関するFAQをまとめています。

このサイトは保護者の方から受けた実際の問い合わせを現職の役員が本音モードで答えています。
お探しの答えが見つからない場合はご遠慮なく担当役員までお問い合わせください。本音モードでお答えします。

目次

  1. 1 Q1. オンライン授業中のクラス委員・図書委員の仕事はどんなものですか。
  2. 2 Q2. オンライン授業が年度を通して続いた場合、クラス・図書委員は活動がないわけですよね?ではその年のポイントはもらえるのですか。
  3. 3 Q3. 卒業学年のクラス委員は文集作成や謝恩会などの他の学年にはない卒業関連の行事がありとても大変だと聞いています。ですから卒業学年だけはクラス委員をやりたくないのですが、もしも選出されてしまった場合、どのような業務があるか教えて下さい。
  4. 4 Q4. クラス委員や図書委員を務めた場合、次の2年間は委員に選出されないというのは本当ですか?
  5. 5 Q5. メーリングリストが廃止になると聞きました。メールは禁止されるのですか?クラス委員の業務にはどのような変化がありますか? 
  6. 6 Q6. 今後はメールではなくSlack を使うようにシステムが変わったと聞きました。メールとどう違うのですか? Slack を使えば、クラスの保護者にメールを送ることができるのですか?
  7. 7 Q6a. 先日 Slack に校長先生からのメッセージが投稿されたのに、24時間経っても通知メールがおくられてきませんでした。
  8. 8 Q.7 Slack はどうやって使えばいいのですか?おすすめの使い方ってありますか?
  9. 9 Q.8 Slack が導入されましたが、クラスや学年の連絡には使い慣れたメールを使いたいのですが。
  10. 10 Q9. 役員にだけはなりたくないのですが、どうしたらいいでしょう。
  11. 11 Q10. 委員・役員に選出されてしまいました。でもどうしても受けられない場合はどうしたらいいでしょうか。
  12. 12 Q11. 以前委員や役員をやっていた方が自分たちの時はこうだったと居丈高になって変更を要求してくると聞き、恐れおののいています。その場合の対応はどうしたらよいのでしょうか。
  13. 13 Q12. 委員・役員に選出されましたが、来年度の途中で帰国予定です。でもいつ帰るかまだわからないのですが。。
  14. 14 Q13. 補習校の委員役員はボランティアといいますが、実際は強制に近いと感じています。現役の役員さんは不満はないのですか?
  15. 15 Q14. 幼稚部のクラス委員に選出されました。2020年度の保護者ハンドブックを見ると、卒業活動補助費が$6 / 生徒 割り当てられているのですが、これは何に使えばよいのでしょうか。
  16. 16 Q15. 役員はクレーム処理をしているようにしか見えません。役員になるメリットって何かあるのですか?

Q1. オンライン授業中のクラス委員・図書委員の仕事はどんなものですか。

結論から言うと、オンライン授業中は両委員ともに仕事はありません。特に図書委員は登校が始まらない限り、作業ができません。クラス委員に関しては、20年度はオンラインでもできる仕事はあったのですが、主幹の城田先生の心遣いでオンライン授業中はクラス委員も待機にする方針になり、要件は必要に応じて保護者会役員がカバーしました。来年度が始まってもオンライン授業は続くかもしれません。その場合、両委員は今年度と同様、引き続き「待機」状態になると考えますが、状況次第では方針が変わる可能性もあります。

Q2. オンライン授業が年度を通して続いた場合、クラス・図書委員は活動がないわけですよね?ではその年のポイントはもらえるのですか。

20年度に関しては、事務局と相談のうえ、仕事のあるなしにかかわらず委員は総入れ替えし、ポイントも得られる措置にいたしました。来年度もオンラインが続けば、同様の措置がとられると思われます。

Q3. 卒業学年のクラス委員は文集作成や謝恩会などの他の学年にはない卒業関連の行事がありとても大変だと聞いています。ですから卒業学年だけはクラス委員をやりたくないのですが、もしも選出されてしまった場合、どのような業務があるか教えて下さい。

卒業学年もその他の学年も、クラス委員さんの業務に違いはありません。卒業文集の作成、謝恩会の企画など一連の卒業関連アクティビティはクラス委員の業務ではありません。これらは学校主催のイベントではないため、有志の保護者の方が企画・実行を自ら行いたいと言われた場合のみにおいて、その方がたに限って活動が認められています。近年、卒業文集作成がクラス委員の実上の義務になっており、本人の意思に反して管理業務を引き受けざるを得ない実情が報告されています。クラス委員は本人が希望すれば一保護者として文集作成に参加することはできますが、活動の管理、実行を委員の業務として担うものではありません。詳しくは2020年度のハンドブック(P.7) をご覧ください。ガイドラインを明記しています。

Q4. クラス委員や図書委員を務めた場合、次の2年間は委員に選出されないというのは本当ですか?

原則ではそうですが、必ずとは言えません。学校便覧の10保護者会規約、第五条4ーイの項に、「過去2年間にクラス委員、図書委員を経験した者」はクラス委員図書委員の選考対象外とする、とあります。しかし、これには例外もあります。

下記のテーブルは、20年度の実際のあるクラスの選出順位です。保護者1および保護者2は2018年にクラス委員に就任していましたが、2020年にも選出されてしまいました。このクラスは保護者全員が学校便覧の10保護者会規約、第五条4項に示す「委員選出対象外」に該当し、なお立候補者がゼロという稀な事態になっていました。このため、同規約第五条、エの項により、「選考対象となる保護者が全員クラス委員・図書委員になっても、なお定員に満たない場合にのみ、イ・アの順序にて経験年度の古い順に抽選による選出の対象となる(原文ママ)」が適用され、保護者1および2はクラス委員経験が2年前にあるにもかかわらず、選考対象となりました。

順位保護者 名 
1保護者12018年クラス委員
2保護者22018年クラス委員
3保護者32019年図書委員
4保護者42019年クラス委員
5保護者52019年クラス委員
6保護者62019年クラス委員
7保護者72009年図書委員長
8保護者82014年役員
9保護者92011年図書委員長
10保護者102017年図書副委員長
11保護者11(現: 図書委員)
12保護者12(現: クラス委員・他学年)
13保護者13(現: クラス委員・他学年)
14保護者14(現: 委嘱グループ)
15保護者15(現: 委嘱グループ)
16保護者16(現: 委嘱グループ)

Q5. メーリングリストが廃止になると聞きました。メールは禁止されるのですか?クラス委員の業務にはどのような変化がありますか? 

2020年 11月現在、メーリングリスト(ML)は技術的・コスト的な理由から一時的に使用できない状態になっています。ML は公式には「廃止」ではないのですが、現在のところ課題は多く、回復の目処がたっていません。このまま使用できない状態が続くことが予想されています。一方で補習校内のコミュニケーションには 補習校 Slack が導入されました。そのため保護者間のコミュニケーションには、従来の ML に代えて、Slack の機能を使用することが提唱されています。(追記11/28/2020 ML の現在のステータスについて修正を加えました)

Slack はビジネス版のLINE のようなものです。Slack 内に設置されたクラスのチャネルを通じて、クラスのメンバー(保護者)とコミュニケーションをとることができます。使い方によっては便利なツールですが、全員参加型のグループツールなのでメールのようなゆるいつながりは期待できないかもしれません。

とはいえ、クラス内の保護者同士や、一対一の通信においてメールの使用が禁止されるわけではありません。また Slack を使わなければいけないわけでもありません。クラス内の保護者によびかけて独自にメールリストを作成してもいいかもしれませんし、SNSであれば、Slack よりも広く受け入れられている Line や Whatsapp などでクラスのグループを作る方法もあるでしょう。クラス委員さんそれぞれが保護者と連絡を取りやすい方法を選んで自らの判断で決めてくださって構いません。 

Q6. 今後はメールではなくSlack を使うようにシステムが変わったと聞きました。メールとどう違うのですか? Slack を使えば、クラスの保護者にメールを送ることができるのですか?

Slack を使用すれば、同じくSlackを使用している相手にメッセージが送れます。メール受信設定をONにしている場合、一定時間メッセージを見ないと「メッセージが来ています」という通知を相手の方がメールで受け取ることができます。(追記 11/28/2020:検証の結果、メッセージの本文も相手に送られます。下記 Q.6a を参照してください。

メーリングリストはメールアドレスをグループ、または束にしたものです。例えて言うならばメールアドレスが「生徒」で、メーリングリストは「学校」または「クラス」です。つまり個別の「生徒」に送るメールをグループ単位で送れるようにするものです。「クラス」にメールを送れば、所属している生徒全員に送れます。これが使用ができなくなったメーリングリストの機能です。この影響として 、個人にメールを送信することはできますが、グループに向けての一括のメール送信ができなくなりました。

Slackは全く別の方法で、同じ目的を実現する機能を提供します。Slackは前述したとおり、業務用のLINEのようなものです。そこに「クラス」というチャンネル(グループ)を作成し、所属する「生徒の保護者」をそのチャンネルに登録します。告知事項があれば、そのチャンネルにメッセージをポストします。チャネルに登録している「生徒の保護者」は、Slackのアプリを使用する、またはSlackの Web サイトに行ってのポストを見ます。Slack には告知内容を配信する、という概念ははなく、機能させるには参加者が能動的に会話に参加する必要があります。

メーリングリストと Slack チャネルの違いをわかりやすくするため、絵に書いてみました。



追記:11/21/2020 デフォルトの設定ではSlackにログインしていない場合メールでの通知を受け取れない設定になっていることがわかりました。下記 Q.6a を参照してください。

Q6a. 先日 Slack に校長先生からのメッセージが投稿されたのに、24時間経っても通知メールがおくられてきませんでした。

Slack の初期設定ではメール通知が無効になっています。ナレッジベース(日本語画面) に従ってメール通知を有効にして下さい。
なお、ナレッジベースのインストラクションは日本語画面です。英語環境での変更は、下記説明をご覧ください。

i. 画面左上の補習校のアイコン(または右上のユーザのプロファイルアイコン)をクリックして、Preferences を選択します。

ii. Use different settings for my mobile devices をチェックします。
iii. 表示されるプルダウンメニューを初期設定の Nothing から All new messages に変更します。

iv. スクロールダウンし、When I'm not active on desktop... の設定が  as soon as I'm inactive になっていることを確認します。
v. Send me email notification for mentions and direct messages   をチェックして、受信タイミングの設定をおこないます。下記例では、15分おきにメッセージを送付します。

モバイルアプリの場合は、画面右下の "You" をタップして、"Notification" をタップします。


私が試した限りにおいてですが、設定次第で24時間を待たずとも上記スクリーンショットにあるような通知メールを受け取ることができます。PDFがメッセージに添付されている場合は、 Slack に一度ログインしたのち、メール上でダウンロードできます。

Q.7 Slack はどうやって使えばいいのですか?おすすめの使い方ってありますか?

Slack は他のSNSツールと同じように使えます。用途によってパソコンからでもモバイルデバイスからもアクセスできますが、時折送られてくる補習校からの通知の閲覧と、あまり頻度の高くない補習校保護者間のメッセージの交換が中心の多くの一般の保護者のかたにおそらく一番使いやすいのは、スマホのアプリではないかと思います。


アプリにログインすると、クラスのチャネルが作成されており、ここにはクラスの保護者の方が登録されています。現在このチャネルに学校からのお知らせが届くようになっています。クラス全員とのグループチャットを始めるにはメッセージ欄にテキストを入力します。Direct Messages を選択すると、クラス内外の保護者への個別のメッセージを送信することができます。メッセージが入ると、他のSNSアプリと同じようにスマホの設定で通知を受け取ることができます。

Q.8 Slack が導入されましたが、クラスや学年の連絡には使い慣れたメールを使いたいのですが。

保護者会システムのクラス名簿からメールアドレスをすべて書き出して、新規メールを作成し、BCCにメールアドレスを貼付する方法が現時点では使えます(2020年10月現在)。11月以降、保護者会システムへのログインは Slack のID を使用するように仕様が変更になりますが、ログインした後の画面遷移はこれまでと今の所大きな変更はありません。引き続いて使用できると予想しています。

アクセス方法: 保護者会システムにログインします。「保護者名簿」ボタンをクリックすると、先生およびクラス内の保護者のメールアドレスが表示されます。
  • 新規にメールを作成し、「TO」にはご自分のメールアドレスを、「BCC」に受取人(クラスの他の保護者)の方のメールアドレスをコピー&ペーストで貼り付けます。受取人は他の誰にメールが送られたかはわからず、受取人が返信すると、差出人だけにメールが届きます。複数の受信者に告知をする場合で、返信があった場合、差出人が各受信者と直接話しをしたい場合に有効です。
  • 受信者とインタラクティブにメールの交換をする場合は受取人のメールアドレスを「CC」に入れます。この場合は誰にメールが送られたが受取人全員にわかります。受取人が Reply All で返信すると、差出人および他の受信者全員に返信されます。
保護者会システムの名簿が見えるのは児童の所属しているクラスのみです。学年全体にメールを送る場合は、学年担当役員に連絡いただければ、保護者会が代行してメールをみなさまに送信いたします。

Q9. 役員にだけはなりたくないのですが、どうしたらいいでしょう。

難しい質問ですね。多くの保護者は役員になりたくない、という一点の理由のために、選出順位をにらみながらクラス委員・図書委員に戦略的に立候補します。これを正しく続ければ役員に選出されることなく卒業まで行けるでしょう。しかしながら在学期間が長くなれば周囲は教職員や、役員・図書(正副)委員長経験者ばかりということもあり、絶対ということはありません。

もしもそれでも役員になってしまったら。保護者の皆様が、「役員だけにはなりたくない」という状況を勇気をもって変えるお手伝いをしてください。みなさまがそう思うこと事態、このシステムの何かが間違っている所以だと私は考えています。

Q10. 委員・役員に選出されてしまいました。でもどうしても受けられない場合はどうしたらいいでしょうか。

ご健康上の問題で委員を務められない、またはすでに年度内に転出が決まっている方は、その旨を選出担当役員までお知らせください。同時に医師の診断書または転出届を学校事務局に提出していただく必要があります。

その他の理由で委員・役員を務めることがどうしてもできない場合、一年間の就任猶予権をご行使できます。詳細は学校便覧(http://goo.gl/kaav6t) 項6.5.2 の 2(P22)を御覧ください。このオプションを行使すると、来年度もお子様が在校している場合に、必ず役職をつくことを約束していただくことになります。猶予オプションを行使するかお悩みの場合は、一度保護者会役員までご相談ください。業務内容によっては思われているほど大変ではない場合もあります。そのうえで委員・役員を 21年度にお引き受けくださるようでしたら、私達保護者会が精一杯バックアップします。

Q11. 以前委員や役員をやっていた方が自分たちの時はこうだったと居丈高になって変更を要求してくると聞き、恐れおののいています。その場合の対応はどうしたらよいのでしょうか。

そういった都市伝説はありますが、実際にはほとんどの場合過去年の委員・役員の方々はそれぞれのご家庭のことで精一杯で現職のことなど気にしている暇はありません。仮にそのようなことがあったとしても、現職はあなたです。自らの武勇伝を声高らかに語る元職がいても気にする必要はありません。その方が行ったことが今年度において正しいとは言い切れないからです。過去の習慣や実績にとらわれることなく、子どもたちのために正しいと思ったことをご自分の判断で実行してください。もしも実際にそのような事態に遭遇して身の危険を感じることがあれば、保護者会および保護者会サポート(前年度の役員)にご相談ください。

Q12. 委員・役員に選出されましたが、来年度の途中で帰国予定です。でもいつ帰るかまだわからないのですが。。

年度内のご帰国が決まっている場合は、事務局に転出届けを提出してください。その時点で選出対象から外れます。転出するかどうかの確信がなく届けがまだ出せないという場合は、当面委員・役員を引き受けていただき、転出が確定した時点で退任してくださっても構いません。その場合は保護者会が代わりの委員・役員を新たに選出します。ご自分で代わりを探す必要はありませんのでご安心下さい。多くの場合、年度途中に募集を行うと候補者はすぐに見つかります。フルで任期を全うしなくてもポイントはフルでもらえるカラクリをみなさんご存知だからです。

Q13. 補習校の委員役員はボランティアといいますが、実際は強制に近いと感じています。現役の役員さんは不満はないのですか?

コメントが難しい質問です。シリコンバレーの優秀な現役のプロフェッショナルを無償で登用できる効率的なシステムであることは確かです。

Q14. 幼稚部のクラス委員に選出されました。2020年度の保護者ハンドブックを見ると、卒業活動補助費が$6 / 生徒 割り当てられているのですが、これは何に使えばよいのでしょうか

卒業活動補助費は卒業学年(高2・中3・小6)には生徒あたり $16 を上限に、幼稚部では生徒あたり $6 が上限に割り当てられらています。卒業活動補助費は卒業学年では主に文集作成費に使用されますが、幼稚部では卒業文集の作成が禁止されております。幼稚部では文集以外の方法で、園児の思い出に残るイベント、たとえば園児を含む卒園パーティーなどに、必要があると思われた場合に使用していただけます。一律配付ではなく、あくまでも上限です。使わなければならないわけではもちろんなく、皆様がセーブしてくださったお金は、次年度の子どもたちが本当に必要なことに使用することができます。必要なときのために用意してある資金であり、「使い切り」を奨励しているわけではありません。

一方、卒園関連のイベントは学校の行事ではないため、企画・実行するのはクラス委員の業務ではありません。上記#Q3でも述べましたが、卒園関連のイベントを自ら行いたいという有志の保護者がいる場合においてのみ活動が認められています。クラス委員は自らが希望すれば一保護者として活動に参加することはできますが、参加しなければならないわけではありません。どなたも手を挙げる人がいなくてもクラス委員は何もする必要はありません。

Q15. 役員はクレーム処理をしているようにしか見えません。役員になるメリットって何かあるのですか?

なかなか的を得たご指摘です。数少ないメリットをあげれば、さまざまな経歴を持つ保護者の方々と一つのチームを組み、一年を通して苦労をともにすることにより、ママ友パパ友間では感じ得ない一体感を得ることができます。また城田先生や青柳事務局長などすばらしい人柄の教職員のかたがたとともに議論をしながら、「なにかへんだぞ補習校?」というみなさまが現在お持ちの様々な疑問点と向かい合い、改善を試みる機会を与えられます。

一方デメリットをあげたらきりがありませんが、年間を通し常軌を逸した作業量からくる 個人時間の拘束と周囲がそれを「役員になったのだから当然」ととらえている風潮が原因の精神的ストレスがあげられます。これでは誰も役員をやりたいとは考えないでしょう。それこそが今後改善されなければならない課題だと私は考えています。

選出担当:高津 <yutaka.takatsu@sj.sfjspa.org>
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